Aujourd’hui plus que jamais, il est important d’établir une routine lorsqu’il s’agit de garder votre bureau propre et bien rangé. Afin de préserver un environnement sûr et sain, vous devez nettoyer et désinfecter votre bureau régulièrement et réduire au minimum les objets inutiles et les déchets. Vous vous assurez ainsi que votre espace de bureau est facile à nettoyer, qu’il y a moins d’objets disponibles et ouverts au risque de contamination et, surtout, que vos employés sont en sécurité.
Cela ne signifie pas que vous devez renoncer aux objets personnels et décoratifs que les employés gardent dans leur bureau. Cependant, c’est le moment de changer votre espace de bureau et de faire une révision complète pour vous débarrasser des articles qui prennent de la place et ne servent à rien. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour tirer le meilleur parti du nettoyage et de l’organisation de votre bureau.
Désignez une zone pour les paquets
Avec l’agitation du travail et de la vie quotidienne, il est facile de perdre le fil de ce qui entre et sort de votre bureau. Si vous désignez une zone pour le courrier entrant, les colis et les livraisons, cela vous aidera à hiérarchiser ces articles et à éviter qu’ils n’encombrent votre espace principal. Il peut s’agir d’une petite entrée avec un porte-lettres et des étagères. Quoi qu’il en soit, cela vous aidera à diviser et à organiser l’espace de votre bureau de sorte que vous n’aurez plus jamais à vous demander où vous avez mis le courrier ! Il peut également servir de rappel utile pour ouvrir et organiser le courrier et les colis que vous recevez tous les jours ou tous les deux jours.
Organisez la paperasse
Si vous n’avez pas encore de classeur ou de système de classement dans votre bureau, c’est l’une des premières choses que vous devriez faire. Personne ne veut travailler à portée de vue d’une pile de papiers, de lettres et de documents de travail. Si vous prenez le temps d’organiser et de classer correctement votre paperasse, il sera plus facile, à long terme, de savoir où se trouvent les choses et de trouver des documents à l’avenir. Vous vous sentirez également beaucoup plus accompli et organisé, sachant que chaque chose est à sa place. Si vous aimez organiser, vous pouvez aller plus loin en utilisant un système de code de couleurs, une étiqueteuse ou des classeurs colorés sur une étagère qui s’harmonisent avec le décor de votre bureau.
Nettoyez et désinfectez régulièrement les bureaux
Pendant la pandémie de COVID-19, il est particulièrement important de nettoyer et de désinfecter régulièrement les surfaces que l’on touche fréquemment, et cela vaut également pour votre bureau. Votre bureau est une zone qui connaît beaucoup d’activité tout au long de la journée et qui peut être exposée à des papiers, du courrier et d’autres éléments du monde extérieur. Encouragez vos employés à essuyer leur bureau tous les jours avec des lingettes désinfectantes ou assainissantes, et à désinfecter leur clavier d’ordinateur, leur souris, leurs stylos et tout ce que vous touchez régulièrement ou avec lequel vous êtes en contact. Un avantage supplémentaire de cette pratique régulière est qu’elle vous donne l’occasion d’évaluer ce qui se trouve réellement sur votre bureau et de vous débarrasser régulièrement des objets et des vieux papiers.
Gardez une poubelle à portée de main
Si vous ne disposez pas déjà d’une poubelle ou d’une poubelle de recyclage sur les bureaux des employés, vous vous rendrez peut-être compte que les déchets et les papiers inutiles peuvent s’accumuler parce qu’il n’y a qu’une seule poubelle pour les jeter. Les employés peuvent se retrouver à garder un tas de déchets sur leur bureau tout au long de la journée jusqu’à ce que vous ayez l’occasion de les jeter ailleurs. De plus, cela limite les contacts puisque les gens ont leurs propres poubelles, au lieu d’utiliser tous une seule poubelle et d’augmenter les chances d’entrer en contact avec d’autres employés.
Maximisez l’espace de rangement
Une autre astuce de nettoyage de bureau consiste à utiliser tous les espaces de rangement disponibles, tels que les armoires, les tiroirs et les étagères. Une fois que vous connaissez l’espace de rangement dont vous disposez, il est facile de l’utiliser pour rester organisé. Vous pouvez également ranger les petits articles de bureau comme les trombones, les crayons et les agrafes dans un tiroir ou dans de petits récipients. Si vous n’avez pas encore d’étagères, vous pouvez toujours en ajouter pour que ces articles de bureau puissent être rangés là plutôt que sur le bureau principal.
Passez au numérique
Le passage au numérique et au zéro papier est excellent pour l’environnement et constitue un bon moyen de désencombrer le bureau. Un autre avantage est qu’il est beaucoup plus sûr et sécurisé de conserver vos documents uniquement au format numérique sur un ordinateur portable ou de bureau protégé par un mot de passe. Si vous en avez la possibilité, pourquoi ne pas le faire ? C’est vraiment une situation gagnant-gagnant.