Vous savez qu’un collègue qui fait partie de votre équipe depuis des années, gère une tonne de tâches de manière indépendante et est toujours la ressource de référence pour les questions rapides ? Maintenant, imaginez qu’ils viennent juste de mettre leur préavis.
Deux semaines, ce n’est pas assez de temps pour que quelqu’un d’autre se tienne au courant de tout ce sur quoi ce vétéran travaille. Lorsqu’ils partiront, vous perdrez une tonne de connaissances et d’expertise sur lesquelles votre équipe s’est appuyée.
Désolé si vous vous sentez soudainement anxieux ! Mais ce rocher dans votre estomac montre vraiment la valeur de la documentation interne.
Examinons selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon, tout ce que vous devez savoir pour commencer et/ou affiner votre processus avant d’en avoir besoin. Le meilleur moment pour réparer un toit qui fuit est lorsque le soleil brille.
Qu’est-ce que la documentation interne ?
La documentation interne est la pratique consistant à créer et à maintenir des processus et des procédures clairement détaillés pour référence par les membres de votre équipe interne.
C’est différent de la documentation externe, qui (comme son nom l’indique) est utilisée par des personnes extérieures à votre organisation – comme le manuel que vous donnez à vos clients, par exemple.
Ce n’est un secret pour personne que la documentation interne peut être un peu déroutante car on en parle beaucoup en matière de développement et d’informatique. Ces équipes doivent soigneusement documenter le code des logiciels et des applications qu’elles créent.
Mais, bien qu’elle puisse avoir des racines quelque peu techniques, la documentation est une pratique qui peut être utile dans l’ensemble de votre entreprise, de vos ressources humaines à vos équipes de support client.
Types de documentation interne
La plupart de ce dont nous allons parler dans cet article concerne la documentation des processus : enregistrer les étapes des tâches ou des routines dont les membres de votre équipe sont responsables.
Cependant, ce n’est certainement pas le seul type de documentation interne. Les autres types courants incluent :
- Documentation d’équipe : il s’agit d’informations relatives au travail effectué par une équipe. Pensez à des choses comme des objectifs, des plans de projet, des horaires d’équipe, des rapports d’état, des notes de réunion, etc.
- Documentation de référence : la documentation de processus tombe dans ce compartiment plus large. La documentation de référence éduque les gens sur des sujets, des processus et des politiques importants (comme comment demander un jour de vacances, par exemple).
- Documentation de projet : Ce type de documentation est spécifique à un projet particulier. Il peut inclure des éléments tels que des propositions, des exigences de produit, des directives de conception, des croquis, des feuilles de route, etc.
- Dans cet article, nous allons nous concentrer principalement sur la documentation de référence (et, plus précisément, la documentation des processus). Mais, connaître ces autres types est toujours un contexte utile à avoir.
La documentation interne est la pratique consistant à créer et à maintenir des processus et des procédures clairement détaillés pour référence par les membres de votre équipe interne.
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